Reunião improdutiva é um desperdício de tempo e dinheiro. Quando realizada de forma adequada, uma reunião pode gerar grandes resultados e mais sinergia entre colaboradores e empresas. Seguem algumas dicas para tornar suas reuniões mais eficazes e eficientes:
- Agenda/Pauta
É essencial ter objetivos claros com ordem de importância dos assuntos.
- Participantes
Todos os participantes devem saber previamente os objetivos da reunião. De preferência, devem conhecer a pauta e possuir material para se prepararem e contribuírem durante o encontro.
- Horário/Local
Defina muito bem os horários de início e fim das reuniões. Definir a duração de cada item a ser discutido ajuda a manter a reunião produtiva.
O local deve ser tranquilo e livre de interrupções. Dessa forma, fazer reuniões no OfficeOne contribui amplamente para maior produtividade.
- Quebre o gelo
Os minutos iniciais servem para “quebrar o gelo” entre os participantes, criando uma maior empatia. Nesse momento, você pode aproveitar nosso café e água enquanto todos se acomodam para o início da reunião.
- Condução
É fundamental ter alguém responsável pela condução da reunião. Sua principal função é manter o foco na pauta, controlando o tempo e as discussões.
- Evite distrações
Reuniões são feitas para resolver situações e evoluir processos. Tente não perder tempo com sermões, ironias e outros desgastes que não geram resultados. Idealmente, não permita o uso de celulares durante a reunião.
- Conclusão/Próximos passos
Ao final do encontro, revise os principais pontos e deixe claro os próximos passos. As atas de reunião são interessantes para registrarem o que foi definido.